Assistant Administratif Atelier (Intérimaire)

Le poste d'Assistant Administratif Atelier Intérim consiste principalement à :

• Créer les devis dans le Système d’Information (IRIUM) en se basant sur la segmentation des travaux et la liste
• Transformer les devis en OR pour donner suite à la réception d’un Bon de commande ou Fiche de dérogation validée
• Commander et suivre les pièces et suivre l’OR de bout en bout
• Saisir les pointages des techniciens
• Informer systématiquement l’Atelier dès création d’un nouvel OR.
• Faire valider les devis suivant la stratégie de validation des devis, selon le montant total
• Envoyer les devis aux PSSRs/Coordinateur Technique en respectant les délais standards du réseau 
• Suivre et relancer les PSSRs sur les devis transmis. Mettre à jour les devis en fonction de leurs statuts  
• Informer systématiquement le Coordinateur Garantie, lors de la création d’un segment, si des garanties (Standard, EPP, PIP/PSP) existent sur le matériel sélectionné pour vérification des conditions  
• Transformer les devis en OR suite à la réception d’un Bon de commande ou Fiche de dérogation validée
• Suivre et relancer les PSSRs sur les travaux lancés en Dérogation et sans Bon de commande
• Informer systématiquement le Planificateur et le Préparateur Atelier dès création d’un nouvel OR
• Passer les commandes de pièces et de consommables auprès de la Logistique en précisant la date souhaitée de réception des articles  
• Suivre les commandes de pièces et les dates de disponibilité des pièces commandées
• Créer et suivre le dossier administratif « dossier physique »
• Préparer les documents administratifs pour les missions (ODM, accès site, frais de déplacement…)
• Collecter et enregistrer les pointages des techniciens, gérer en particulier le pointage des salariés détachés
• Suivre les dossiers en cours de l’ouverture à la clôture
• Clôturer les dossiers après validation de son N+1 et procéder à la facturer au besoin
• Positionner les retours de pièces non utilisées dans les ORS et les retourner physiquement au magasin avant finalisation et clôture des dossiers
• Établir et faire valider les fiches de retour des pièces au magasin
• Enregistrer et suivre la consommation des lubrifiants et carburants
• S’assurer de la fiabilité des dossiers administratifs et des KPIs
• Remonter les presque accidents et les accidents liés aux travaux
• Respecter les règles de sécurité et environnementales
• Atteinte des objectifs des KPIs du Service : Délai d’envoi devis ; SSU% ; LLTWOC ; WIP ; Exhaustivité pointage.

• Nous recherchons une personne ayant le sens de l'Organisation, d'Adaptabilité, de Communication, Rigoureuse, Vigilante, Sérieuse, Réactive, Disponible, Persévérante, Aimable, Courtoise, ayant une bonne Mémoire (Visuelle, Auditive), Discrète.