Assistante de Direction H/F - Parc des Expositions Abidjan - GL Events

Acteur international de référence dans le monde de l’évènementiel, GL events se développe sur trois grands segments :

• l’organisation d’événements
• la gestion d’espaces événementiels
• services pour salons, congrès et événements

Le Parc des expositions d'Abidjan, inauguré le 17 juillet 2023, est le nouveau site événementiel majeur de la Côte d'Ivoire destiné aux expositions, congrès, conventions salons et foires. Situé à Abidjan dans la commune de Port-Bouët à proximité directe de l'aéroport, il est doté d'un bâtiment central(Convention Center) à la forme d'une grande Nef centrale, 5 000 places assises et 6 000 debout ainsi qu'un Hall d'exposition de 7 000m². Plus grand Parc Expo d'Afrique de l'ouest, le site a vocation à exercer un rayonnement international.

C'est dans ce cadre la que nous recherchons notre futur Assistante de direction H/F

Véritable Binôme avec le Directeur Général, il/elle doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression. Il/elle se doit de travailler avec méthode et organisation.

Vos responsabilisées :

• Gérer le planning, l’agenda du Directeur Général
• Filtrer les appels téléphoniques,
• Organiser des réunions, prendre des rendez-vous, préparer les rendez vous
• Organiser les Comités de Direction et Comités Opérationnels : ordre du jour, compilation des présentations, prise de notes et comptes rendus.
• Correspondant RH groupe : gestion et suivi des contrats de travail
• Gérer les relations avec les IRP : organisation et suivi des réunions DUP
• Accueil de nouveaux collaborateurs et suivi administratif de leur contrat
• Réaliser la gestion administrative des contrats de sous-traitants,
• Organiser des réceptions officielles pour les manifestations organisées
• Organiser les événements sociaux de l’entreprise : séminaires, réunions générales, afterwork
• En charge des newsletters internes (Event News)
• Gérer les réservations des voyages pour l’ensemble des collaborateurs : travel manager
• Gérer le stock des fournitures de bureau et la flotte des téléphones mobiles
• Concevoir des outils de suivi d’actualité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour,
• Coordonne et Prépare en collaboration avec le Directeur et le Responsable Administratif et Financier les rapports de suivis et des synthèses conformément au contrat avec l’état Ivoirien.
• Ces fonctions décrites dans la présente fiche ne sont pas exhaustives et sont naturellement évolutives en fonction de l’évolution du marché et de l’organisation de la société.

Hard-skills

• Profil Bac +4.
• Expérience dans un poste similaire de 5 ans minimum.
• Familiarisé au reporting groupe.
• Anglais : niveau B2 minimum

Soft-skills :

• Intègre – discrétion – aisance relationnelle/sens de l’écoute – sens du service – réactif(-ve) - sachant gérer les priorités (urgences et imprévus) – esprit d’analyse et de synthèse – organisé(e)– méthodique – rigoureux et dans le respect de la confidentialité
• Rémunération e fonction du profil
• Lieu du poste : Parc des expositions à Abidjan
• Contrat à durée indéterminée

"Votre différence est notre richesse. Nous nous engageons en tant qu’entreprise inclusive, quel que soit votre profil, nous examinerons votre candidature avec équité »

• Internes : tous les services
• Externes : prestataires extérieurs, l’Etat Ivoirien