Assistante Administrative Bilingue (H/F)

Missions

• Assurer le traitement des documents Administratifs (Les courriers)
• « Encadrer toutes les tâches courantes nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Sous l’autorité de la Présidente Directrice Générale, l’Assistante de direction soutient les différents services en vue d’accroître les objectifs fixés. A ce titre, elle:

• Assure le maintien de la bonne gestion administrative
• Structure et assure la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés a partir des consignes de son dirigeant)
• Gère l’élaboration d’appel d’offres
• Elabore une politique de gestion de projet institutionnel
• Maîtrise les méthodes et outils de pilotage de projet
• Assure les liens avec les organismes, Organisations et Institutions
• Réceptionne et filtre les appels téléphoniques.. Suit les procédures d’appels d’offres
• Participe à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel
• Accueille physiquement les rendez-vous
• Prépare et organise la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...)
• Prépare et contrôle les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
• Veille à la notoriété de l’entreprise et de ses dirigeants
• Assure en amont la préparation et le suivi des dossiers
• Conçoit des actions de communication internes et externes (relations publiques, relations presse)
• Capable de rédiger les courriers institutionnels
• Organise les réunions et les ateliers, ainsi que les prises de rendez-vous pour les visites, les signatures selon les disponibilités et les priorités)
• Fait le suivi administratif et technique de tous les dossiers
• Rédige les comptes rendus de réunions, séminaires et ateliers
• Planifie des activités
• Assiste aux réunions et en rédiger les comptes rendus
• Organise le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
• Gère et actualise la documentation professionnelle et réglementaire
• Rend compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez prévus et des courriers à envoyer
• Gère les notes de frais
• Réalise des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel l'administration des ventes
• Organisation générale et pratique de l’administration
• Polyvalente, discrète et sens de la confidentialité

Niveau et expérience exigé

• Expériences professionnelles : au moins 06 ans d’expérience dans le métier
• Niveau de Formation : Bac 3 au moins en Comptabilité/ Assistanat

Aptitude et connaissance exigée

• Fortes compétences managériales lui permettent d'encadrer, de dynamiser les équipes importantes
• Personne de caractère, possédant un excellent sens créatif et doté de qualités relationnelles
• Méthodique et pointilleuse
• Avoir des qualités rédactionnelles
• Maitrise de l’outil informatique
• L’écoute, la rigueur et l’organisation
• Sens développer pour l’observation
• Une aisance relationnelle
• Avoir une sensibilisation à la déontologie et à la confidentialité des documents
• L’esprit de synthèse

Horaires pratiqués :

Journée normale : du lundi au vendredi (08h00- 12h00 /14H00 à 18h00)

Samedi (8h - 12h00)

Localisation : Abidjan-siège, et sur tout le territoire liée au poste

Déplacements : Déplacements au niveau national et autres pays selon les besoins