Coordonnateur administratif financier

Plan International recrute un Coordonnateur Administratif et Financier.

Raison d’être du poste

Le / la DCOP A / F a pour rôle de :

  • Veiller à la régularité, la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables du programme par rapport aux normes, politiques et procédures en vigueur dans les procédures du Fond mondial
  • Se charger de la préparation, du contrôle, de l’enregistrement et de la centralisation de toutes les informations financières et s’assurer que les opérations d’approvisionnement, financières et comptables sont conformes aux politiques et procédures du Fond mondial.
  • S’assurer que les fonctions et les procédures administratives sont conformes aux normes, y compris mais non limité à la maîtrise de toutes les conventions signées en vertu du présent projet, à la gestion des matériaux achetés par le projet, la préparation et l’exécution de l’audit et la fermeture du projet à la fin du NFM3.

Dimensions du poste

  • Superviser et développer une équipe Finance et Administration performante pour la subvention NFM3
  • Assurer la facilitation de la mise en œuvre opérationnelle du projet
  • Superviser la comptabilité et la trésorerie du projet sur la base des données financières précises et opportunes.
  • Assurer régulièrement les Reportings Financiers,
  • Identifier les Risques liés à la gestion financière du projet et les Audits, et proposer des solutions de mitigation.
  • Assurer la responsabilisation et la transparence des opérations financières et administratives dans la mise en œuvre du projet.
  • Suivre les achats, les immobilisations et les contrats avec les partenaires et tiers en conformité avec les procédures et règles du Fonds Mondial
  • Contrôler tous les aspects administratifs du projet.
  • Assurer une communication sur les procédures de la subvention avec les départements Finance et RH, Admin de Plan Sénégal
  • Assurer une communication et collaboration transparente avec les programmes nationaux sur la mise en œuvre de la subvention
  • Assurer une communication transparente et une collaboration avec les équipes du Fond Mondial y compris le LFA
  • Mener des missions de supervisions auprès des équipes de terrain pour s’assurer d’une mise en œuvre de qualité de la subvention
  • Participer aux instances de coordination avec les partenaires techniques et financier de la subvention

Responsabilités

Processus de Planification et de Budgétisation du Projet

  • Assurer le contrôle de la gestion financière et opérationnelle du projet et s’assurer de la reddition des comptes du projet.
  • Sous la supervision du COP du Projet TB et malaria communautaire, élaborer le budget annuel du projet qui sera soumis à Fonds Mondial pour approbation.
  • Élaborer tout budget ou modification de budget relatif à la subvention .
  • Organiser et coordonner le processus de planification budgétaire sous la supervision DCOP A / F et DCOP Programme du Projet TB et malaria communautaire et s’assurer que les plans opérationnels sont cohérents avec le budget du Fonds Mondial approuvé.
  • Soutenir le COP du Projet TB et malaria communautaire dans la communication des instructions et procédures, chez les organisations impliquées dans la mise en œuvre en matière de plan d’opérations, prévisions trimestrielles de budget et prévisions de trésorerie.
  • Organiser des réunions avec les financiers et comptables des partenaires pour la revue et le suivi de la performance financière du projet.
  • Coordonner avec le Directeur Financier pour élaborer une méthodologie pour l’allocation de recouvrement des coûts et s’assurer que les procédures de recouvrement des coûts sont observées.
  • S’assurer que tous les achats et les paiements sont couverts par le budget du projet avant leurs traitements.
  • S’assurer en collaboration avec le / la Gender focal Point d’une bonne prise en compte du genre dans la répartition du budget
  • S’assurer avec les partenaires et le PNLP de la bonne mise en œuvre de la CU-MILDA
  • Appuyer les équipes de projet et les districts dans la préparation et la mise en œuvre de la CU Milda

Gestion de la Comptabilité et de la Trésorerie

  • Coordonner au jour le jour les opérations comptables du projet TB et malaria communautaire
  • Approuver les codifications budgétaires et leurs modifications dans le système financier de Plan avant leurs validations suivant le budget disponible
  • S’assurer que les transactions saisies dans le système comptable de Plan International Sénégal sont correctement catégorisées afin de faciliter l’élaboration des rapports financiers du Fonds Mondial
  • Développer une liste de vérification (checklist) sur la documentation minimale pour assurer la conformité par rapport aux règles et procédures du Fonds Mondial
  • Former les Partenaires et le personnel de Plan sur la liste de documentation minimale.
  • Approuver tous les paiements (décaissements de trésorerie, encaissements, opérations diverses) par rapport à l’exhaustivité, l’exactitude et la cohérence avec les pièces justificatives jointes en conformité avec le Manuel des Opérations, les politiques de Plan International, les lois locales et les politiques et procédures du Fonds Mondial
  • Assurer la conformité pour les questions financières avec la législation réglementaire et fiscale locale.
  • Conserver et mettre à jour les coordonnées bancaires et les signataires des comptes bancaires des partenaires.

Reportings Financiers & Analyses

  • Assurer le suivi de la production des rapports financiers mensuels / trimestriels de qualité dans les délais par les partenaires.
  • Coordonner la revue des rapports financiers des partenaires, donner les feedbacks sur les rapports financiers avec la revue du Directeur Financier, du COP du Projet, et de l’Equipe Pays de Plan International Canada
  • Assurer les appels et transferts de fonds sur la base des plans de décaissements approuvés avec la revue du Directeur Financier et du COP du Projet.
  • Elaboration des rapports financiers périodiques et s’assurer de la qualité des informations financières
  • Avec le COP du Projet, et l’Equipe Pays de Plan International Canada, procéder à l’analyse détaillée des écarts entre les dépenses prévisionnelles et les dépenses actuelles dans les rapports financiers
  • Participer à l’élaboration du PUDR tous les semestres
  • Assurer l’élaboration du volet financier du PUDR (Program Update Disbursement Request) semestriel et s’assurer de la qualité des informations financières et des procédures du Fonds Mondial
  • Coordonner l’élaboration des rapports financiers périodiques du budget Match

Gestion Administrative & Conformité

  • Gérer l’ensemble des contrats de la subvention, des sous-accords, des contrats, du courrier en conformité avec les règles et les règlements du Fonds Mondial et des Partenaires.
  • Veiller au respect des procédures et politiques du Fonds Mondial durant les processus d’achat et toute autre opération nécessitant l’application des procédures de Plan International Sénégal et les Partenaires.
  • Mettre en place un système d’archivage électronique et dur des documents administratifs et financiers du projet.
  • Coordonner les déplacements des véhicules du projet en liaison avec l’Equipe Logistique de Plan
  • Veiller à la mise à jour permanente du fichier des inventaires des immobilisations du projet y compris celles affectées aux Partenaires.
  • Veiller à la sécurité et à l’entretien des équipements achetés dans le projet et ceux transférés aux Partenaires.
  • Coordonner tout le processus de fin de projet selon les procédures du Fonds Mondial et les politiques de Plan.

Suivi du Contrôle Interne

  • Mettre en place des processus solides de contrôle et de suivi afin d’assurer une gestion budgétaire cohérente, de qualité et exacte.
  • Coordonner une revue régulière du système de contrôle interne des partenaires, s’assurer que les procédures et les systèmes de contrôle en place sont respectés par les partenaires.
  • Préparer les Termes de Référence pour l’Audit financier annuel du projet.

Gestion des Ressources Humaines

  • Développer, encadrer et motiver une équipe Finance performante.
  • Développer, encadrer et motiver les chauffeurs

Gestion du calendrier des congés en collaboration avec la DRH de Plan Sénégal

  • Communiquer au COP toute action à mener pour l’épanouissement du personnel de la subvention
  • Organiser des réunions régulières avec le personnel financier du projet et orienter le personnel non financier sur les questions financières du projet.
  • S’assurer de la fixation des objectifs annuels du personnel Finance.
  • Évaluer le staff Finance semestriellement et annuellement.
  • Coordonner les déplacements du personnel du projet dans le cadre leur travail (Ordres de mission, Assurance etc.)

Relations de travail clés

  • Deputy Chief Of Party
  • Equipe Pays Plan Canada
  • Equipe Pays Fond Mondial
  • LFA et toute autre équipe déléguée par le FM

Equipe du projet TB et malaria communautaire de Plan International Senegal

  • Département des Finances de Plan International Sénégal
  • Directeurs des unités opérationnelles de Plan International Sénégal et des organisations Partenaires
  • Equipe du Département Administration et Logistique de Plan International Sénégal
  • Equipe du Département Ressources Humaines et Audit Interne de Plan International Sénégal

Prestataires externes

Responsables financiers des organisations Partenaires

Expertise technique, compétences et connaissances

  • Être titulaire au moins d’une maîtrise en , sciences de gestion, audit ou tout autre diplôme équivalent.
  • Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (5) années dans le domaine de la gestion financière et comptable, l’audit, du contrôle interne, etc.
  • Capacité d’analyse et de synthèse.
  • Capacité à adapter sa communication en fonction de la cible.
  • Aptitude à planifier et à organiser : hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins.
  • Avoir une bonne connaissance de l’informatique notamment la suite Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, MS-Project, base de données).
  • Parler couramment le français et avoir la capacité de travailler en anglais.
  • Excellente maîtrise des questions comptables et bonne connaissance des logiciels standards de comptabilité.
  • Etre flexible pour s’adapter aux différents partenaires de mise en œuvre mais aussi aux différents interlocuteurs et horaires de travail.

Politique sur l’Egalité du Genre, l’Inclusion et de sauvegarde des enfants et des jeunes

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité.

Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Le / la titulaire du poste doit pouvoir :

  • Comprendre les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre.
  • Être capable de se pencher sur ses propres systèmes de valeurs et tenir compte de ses propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
  • Comprendre la pertinence de la sauvegarde dans son travail.
  • Comprendre ce que signifie la sauvegarde au niveau des équipes et des services sous sa responsabilité.
  • Être capable de questionner les comportements inappropriés des collègues.
  • Être capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans ses domaines de compétences.
  • Avoir la capacité à diriger des équipes afin de développer les compétences et l’expertise nécessaires pour que leurs membres assument leurs rôles et responsabilités en matière de sauvegarde.
  • Avoir la capacité à conduire le changement sur le plan organisationnel au sein des équipes concernées afin d’assurer l’intégration de la sauvegarde.
  • Avoir la capacité à élaborer des indicateurs et des repères pour évaluer dans quelle mesure les équipes s’acquittent bien de leurs rôles et responsabilités en matière de sauvegarde.
  • Être capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.
  • Exiger des équipes qu’elles rendent compte de l’application des normes de sauvegarde.
  • Veiller au maintien de relations fondées sur le respect.

Les valeurs de Plan International en pratique

Nous sommes ouverts et responsables

  • Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  • Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
  • Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
  • Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
  • Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable

  • Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
  • Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
  • Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
  • Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble

  • Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
  • Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
  • Développer des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
  • S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

  • Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
  • Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
  • Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
  • Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique

  • Ce poste est basé dans le bureau pays à Dakar.
  • Le poste nécessite des visites de terrain à des partenaires et la participation aux réunions du réseau régional et national.
  • Niveau de contact avec les enfants
  • Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d’interaction

Comment postuler ?

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 30 Mars 2022

Votre candidature doit être accompagnée :

  • D’une lettre de motivation claire
  • D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Depuis le 21/03/2022

Fermé le 29/06/2022

Partnership and Business Development Manager

PASAP Supervisor

PASAP Project Supervisor, WACA

Partnership and Business Development Manager

Counter Fraud Unit Specialist - West and Central Africa

Assistant Technique en Suivi et Consolidation Financière

PASAP Supervisor

Terminal Planning Analyst

Client Responsiveness Technical Specialist

Designer Graphique Senior

Digital Account Manager

Technicien Hygiène Propreté et Environnement